Criando Processos de Reuniões no SEI

Criando e gerenciando reuniões via processo SEI

Utilize as ferramentas do SEI para gerenciar as reuniões da sua Unidade, Órgão ou Pró-Reitoria

 

Neste período de distanciamento social, quando as reuniões, em sua grande maioria, acontecem  via web, tenha o SEI como aliado e utilize as ferramentas  que ele oferece para gerenciar as reuniões da sua Unidade, Órgão ou Pró-Reitoria. Elaboramos um passo-a-passo que pode ser útil nessa tarefa. É importante ter sempre em vista as diretrizes de segurança na informação do processo eletrônico, previstas pelo Governo Federal:

https://www.gov.br/servidor/pt-br/assuntos/contecomigo/paginas/paginas-dos-hyperlinks/ao-trabalho/seguranca-da-informacao-no-processo-eletronico

 

1. Organizando o processo da reunião

 

1.1. Antes da reunião

 

1.1.1. Acessar a Unidade

1.1.2. Iniciar processo (do tipo: Organização e Funcionamento: Comissões. Conselhos. Grupos de Trabalho. Comitês). Nele deve constar, necessariamente:

1.1.3. A convocação (assinada pelo(a) presidente(a));

O ideal é que o envio da convocação por e-mail seja feito de dentro do SEI; para isso é necessário que se crie o grupo, constituído de todos os membros, para esse fim.

1.1.4. A lista de presença;

1.1.5. Os documentos da reunião. P. ex., se houver ata a ser aprovada naquela reunião, é preciso incluí-la para que os membros possam assinar no decorrer da reunião, assim que for aprovada.

1.1.6. A lista dos membros do Colegiado, para que possa ser feita a conferência, caso seja necessário.

 

1.2. Durante a reunião

 

1.2.1. Orientar os membros quanto às assinaturas dos documentos: lista de presença, atas e demais.

 

2. Após a reunião:

 

2.1. Incluir demais documentos que se fizerem necessários/suficientes para melhor transparência do processo;

Ex. 1 - incluir despacho informando possíveis erros nas assinaturas de documentos (P. ex.: pode acontecer de um membro assinar por engano a convocação, que é uma prerrogativa apenas de quem convoca/preside. Ou ainda, os arquivos de atas que não foram votadas receberem assinaturas, nesse caso, indevidamente ...);

Ex. 2 - Incluir documento de informação de membros que justificaram ausência e/ou outras justificativas mais.

Ex. 3 - despacho que informa possíveis ausências de assinaturas em determinado documento devido a algum erro do sistema. etc., etc.

Observação do Cidarq: Em caso de erros dos sistemas, para justificar ausências de assinaturas, deve haver também a comprovação do erro e não somente a declaração via despacho, sob risco de haver vícios e colocar sob suspeitas a confiabilidade dos procedimentos realizados.

 

Para cada reunião deve ser criado um processo. Uma sugestão é, ao final do exercício, se não houver nenhuma pendência – por exemplo, atas a serem votadas -, fechar os processos, para que não fiquem  na área de trabalho sem necessidade. Antes disso, transpor os números desses processos para uma planilha, mantendo assim a salvo para futuras consultas. Ou ainda podem ser usados os blocos internos.

 

 

 

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